Wie Ceracon agil zum Vault kam

Das Geschäftsmodell der Ceracon GmbH ist konstruktionsintensiv ausgelegt: der ununterbrochene, einfache Zugriff auf alle CAD­-Daten ist daher ebenso wichtig wie die Qualität der Daten selbst. Zwei kritische Punkte, derer sich Ceracon und Implementierungspartner CIDEON im Zuge des PDM­-Wechsels von Productstream Professional (PSP) zu Autodesk Vault gewissenhaft annahmen.

Das betraf zunächst die Datenaufbereitung im Vorfeld der Migration, die Ceracon ­Konstrukteur Steffen Oberstein (Bild rechts) verantwortete: „Wir hatten 125.000 Dokumente von PSP zu Vault zu migrieren und ließen sie alle durch den Document Analyzer laufen. Immer am Wochenende, um das Tagesgeschäft nicht zu blockieren.“ Punkt 6.15 Uhr jeden Montag zeigte die Software dann den Korrekturbedarf – wie zum Beispiel fehlende Referenzen – an, der in knapp 20 Jahren Datenproduktion naturgemäß anfällt.

Die Fleißarbeit der Ceracon-Konstrukteure bei der Datenbereinigung
zahlte sich aus, denn am Ende stand da die Zahl drei – das rekordverdächtige  Minimum von nur drei Fehlern wurde nach dem Übergang zu Autodesk Vault  registriert. „Mitbekommen haben das die Kollegen nicht wirklich“, schmunzelt Key-User Oberstein 6 Monate nach dem Go-live des neuen PDM-Systems im April 2019.

Das Dosierventil der einkomponentigen Schaumdichtungstechnik von Ceracon ist so schlank, dass es von einem einfachen 6-Achs-Industrieroboter gehandelt werden kann.

Vom Wasserfallmodell zum agilen Projektmangegement

Ähnlich stringent agierte Ceracon bei der Frage, welche Methodik im eigentlichen Ablösungsprozess angewendet wird. Ursprünglich hatte Ceracon eine Vault-Einführung per Wasserfallmodell mit 9 Monaten Projektlaufzeit präferiert. Als sich der „Klassiker“ im Projektmanagement dann aber als zu starr erwies und die Projektbeteiligten die ersten Frustrationssymptome zeigten, machte CIDEON den entscheidenden Vorschlag: Der Umstieg auf ein agiles Vorgehen mit zyklischer Projektentwicklung und ihrer flexiblen Abfolge von Planungs- und Entwicklungsphasen.

„Das agile Vorgehen drehte die Stimmung im Projektteam um 180 Grad“, konstatiert Jochen Schumm, IT-Leiter bei Ceracon (Bild links), „das war ein konstruktives Fordern und Fördern und begann zunächst mit einer neuen Priorisierung. Wir stellten uns die Frage: Was brauchen wir wirklich? Tatsächlich haben wir im Endeffekt nichts von dem, was wir anfänglich wollten, gestrichen, nur neu bewertet.“ Das „Wir“ inkludiert wie selbstverständlich Prozessberater CIDEON, der Ceracon bei der Ablösung des Altsystems und der Einführung von Vault gestaltend, beratend und programmierend zur Seite stand.

Agil, V-Modell oder Wasserfall?

Die agile Methodik der Vault-Einführung hat derart überzeugt, dass Ceracon sie inzwischen bei eigenen Projekten einsetzt. Für CIDEON Consultant Alexander Bühler nachvollziehbar, er schätzt den agilen Ansatz als prinzipiell praxisnäher ein als die Klassiker V-Modell oder Wasserfall: „Entscheidend ist, dass die gewählte Vorgehensweise beide Seiten zum Projekterfolg führt – Auftraggeber und Auftragnehmer. Speziell bei größeren Projekten ist zu beachten, dass sie nie Standard sind und eine gewisse Flexibilität erfordern.“ Denn von Analyse und Dokumentation des Bedarfs bis Auswahl, Implementierung und Inbetriebnahme einer neuen Software vergehen teils mehrere Monate bis Jahre, in denen sich Bedürfnisse, Zielsetzungen und Applikationsbedingungen von punktuell bis signifikant ändern können.

Positiver Nebeneffekt inmitten der vielen Sprints und Tasks, der Iterationen und Inkremente: Die agile Methodik nimmt alle Projektbeteiligten von Beginn an mit. Zwangsläufig, weil der kurzfristige, intensive Austausch zwischen Kunde und Implementierungspartner fixer Bestandteil des agilen Projektmanagements ist. So konnte Ceracon etliche Prozesse und Automatismen in Vault schon in einer frühen Phase kennenlernen und internalisieren. „Tatsächlich“, bestätigt Steffen Oberstein, „haben wir schon den Umstellungsprozess als intensive Schulung in Vault erfahren.“

Die Experten von CIDEON führen zusätzlich zu den Basisschulungen im Zuge der Inbetriebnahme fortlaufende Trainings für die Konstrukteure durch („Training on the Job“). Heute agiert Ceracon nahezu autark. Die Kombination aus enger Zusammenarbeit bei der agilen Einführung und den CIDEON Schulungen nahe an der Praxis hat sich bezahlt gemacht: „Wenn man kurz nach Einführung fast keinen einzigen Support-Anruf mehr verzeichnet, ist das schon ein sehr, sehr gutes Zeichen“, kommentiert Thomas Frenz, CIDEON Vertrieb. Das ist nicht zuletzt dem System selbst geschuldet, das Key-User Steffen Oberstein technisch stark beeindruckt: „Der Steuerungsaufwand ist gering, die Prozesse laufen.“

Native Anbindung ans CAD mit Autodesk Vault

Dass die Wahl von Ceracon trotz verfügbarer PDM-Alternativen recht zügig auf Autodesk Vault fiel, hat einen einfachen Grund: Das Unternehmen setzt bereits seit Jahren Autodesk Lösungen im CAD-Bereich ein. „Wir wollten konstruktionsnah bleiben“, so Schumm, „da wir hauptsächlich in Inventor und Autocad arbeiten, ist die tiefe Integration von CAD und PDM ein Faktor. Die native Anbindung an unsere Konstruktion funktioniert mit Vault am besten.“

Auch Zusammenbauten komplexer Produktionsanlagen mit 7.000 Komponenten oder mehr sind in Vault einfach und effektiv zu verwalten.

CIDEON als Autodesk Platinum Partner hatte seinerzeit nicht nur 30 Ceracon-Arbeitsplätze mit der Product Design & Manufacturing Collection von Autodesk ausgestattet, sondern auch das jetzt abgelöste PDM-System eingeführt. „Damals – 2006 – war die Akzeptanz des neuen PDM Productstream Professional zu Anfang bei null. Bis dann das erste Projekt damit gemacht wurde – danach wollte keiner mehr ohne arbeiten“, verweist Jochen Schumm auf bekannte Vorbehalte bei der Einführung neuer IT-Lösungen. Ganz gleich, ob 2006 oder 2019: Die Unsicherheit weicht im Regelfall erst dann, wenn die Beteiligten im Produktivbetrieb damit selbst gut zurechtkommen. Deswegen setzte CIDEON bei der Einführung von Vault in den Jahren 2018/19 bei Ceracon voll auf Partizipation unter Echtbedingungen. Die dreitägige CIDEON Basisschulung der Ceracon-Konstrukteure zum neuen PDM wurde gleich im Live-System durchgeführt und mit der Schulung zum Inventor-Update verknüpft.

Fit im PDM als auch im CAD

„Das schätzen wir an CIDEON“, so Schumm, „uns geht es um breite Erfahrungswerte sowohl im Bereich PDM als auch CAD, um die Affinität zur Problemlösung und den direkten, schnellen Kontakt. Das passt.“ Der IT-Leiter weist darüber hinaus auf einen sensitiven Punkt der Zusammenarbeit zwischen Ceracon und CIDEON hin, der zwar in keiner ROI-Berechnung oder in gängigen Lasten- und Pflichtenheften auftaucht, für den Erfolg größerer IT-Projekte aber maßgeblich ist: „Das Vertrauensverhältnis ist einfach da.“

Wie es mit Ceracon und Vault weiter ging, lesen Sie im kompletten Anwenderbericht: